Laten we het maar niet over FRIS hebben

VERBINDING Regeldruk voor de kerkenraden

Regeldruk: vooral kleinere gemeenten lijden eronder. ‘FRIS’ is een gehaat woord, want niet iedereen vindt de overstap naar dit digitale rapportagesysteem even gemakkelijk. En geef ons eens ongelijk! Door nieuwe eisen van de Belastingdienst voldoet de verslaggeving zoals kerkenraden die decennialang hebben gehanteerd niet meer. Toch moet het allemaal gebeuren door vrijwilligers. Wat nu?

Annejet Fransen

Theo Trox helpt het Classicaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB) bij het beoordelen van jaarrekeningen en begrotingen van plaatselijke gemeenten en diaconieën. Zo komen zij niet in de problemen met de Belastingdienst en wordt het financiële beleid ook op lange termijn inzichtelijker. “Ik beschouw het als een uitgestelde professionaliseringsslag waaraan ook kerken blijkbaar niet ontkomen,” zegt hij. “De CCBB’s hebben hiermee te maken en weten als vrijwilligers bij ons uit de regio ook wat er in de gemeenten speelt en tegen welke uitdagingen de diakenen en kerkrentmeesters aanlopen op dit vlak. We proberen het werkbaar te houden, maar zien een toenemend beroep op externe hulp, zoals van het KKA [Kantoor der Kerkelijke Administraties].”

Zijn tips voor gemeenten die worstelen met regeldruk:

  • Voer de boekhouding gedurende het jaar alvast met het rekenschema van FRIS. Invoeren voor de jaarrekening is dan heel gemakkelijk
  • Twijfelt u ergens over, heeft u een specifieke vraag of wilt u graag dat iemand meekijkt? Vraag dan het CCBB om advies. U kunt mij bijvoorbeeld even online laten meekijken voor het indienen van de jaarrekening, dan kan ik u vertellen of alles er goed uitziet.
  • Maak bij het invoeren van de cijfers in FRIS gebruik van de tekstwolkjes om toelichting op bijzondere en van de begroting afwijkende baten en lasten te geven. Deze toelichtingen kunnen vervolgens eenvoudig gekopieerd worden naar het bestuursverslag. Zo wordt voor een deel al inhoud gegeven aan de bedoeling van het bestuursverslag, namelijk het rapporteren van belangrijke afwijkingen tussen werkelijke cijfers en de begrote cijfers.
  • Het is soms moeilijk om controleurs te vinden voor de jaarlijkse controle van de financiële administratie. Mijn suggestie is te proberen hiervoor een pool van deskundige vrijwilligers te vinden die het leuk vinden en de deskundigheid hebben om dit ook voor andere gemeenten te gaan doen.
  • Het is heel eenvoudig om de buur(t)gemeenten te vragen hoe zij de zaken geregeld hebben en of er misschien hulp en ondersteuning mogelijk is. De afdeling Groningen-Drenthe van de VKB (Vereniging Kerkrentmeesterlijk Beheer) organiseert meerdere contactavonden voor kerkrentmeesters uit alle regio’s van Groningen-Drenthe. Deze avonden zijn een uitgelezen kans om elkaar op te zoeken en om hulp te vragen.

Een andere mogelijkheid is om de boekhouding uit te besteden aan het Kerkelijk Bureau (KB) van een grotere gemeente. Assen, Hoogeveen en Groningen vertelden ons hoe dat bij hen gaat.

Erwin Kremer van de Protestantse Kerk Assen laat weten dat het KB al zo’n twintig jaar geleden heeft gekozen om ook voor buurgemeenten administraties te verzorgen. “Het is heel uiteenlopend wat het KB verzorgt: begroting en jaarrekening, salarisadministratie, maar ook de complete leden- en financiële administratie. Het betreft gemeenten uit het noordelijke deel van het land, niet alleen uit het gebied van de classis Groningen-Drenthe,” zegt hij.

“Het uitgangspunt daarbij is om elkaar te helpen. Helaas hebben veel gemeenten en zo ook de PKA te maken met teruggang in leden en afname van inkomsten. In de loop van de jaren is expertise opgebouwd door het KB, die we graag behouden willen. Dat kan door elkaar van dienst te zijn: het KB biedt aan andere gemeenten aan om de administratie te verzorgen. Dit wordt gedaan voor een redelijk tarief, niet commercieel maar om de kosten van het KB te dekken. Andere gemeenten worden zo ontzorgd, maar ook de PKA doordat het KB kan blijven bestaan en zo gebruik gemaakt kan blijven worden van de expertise.

“Een nadeel kan zijn dat ‘het allemaal wat meer op afstand wordt’. In een kleinere gemeente kent men elkaar. Maar ook met het KB zijn de lijntjes kort en zijn er directe contacten met de medewerkers. Een aandachtspunt voor het KB is de inzet van fte van de medewerkers voor de verschillende gemeenten en het goed verdelen van de taken in de loop van het jaar om te voorkomen dat er een hoge werkdruk gaat ontstaan.”

Het KB van PG Hoogeveen heeft sinds een paar jaar de administraties van andere gemeenten onder zijn hoede. Janny Oost vertelt: “Het is voor gemeenten steeds moeilijker om vrijwilligers te vinden en dan is het goed om dit bij een groter bureau onder te brengen en zo ook de uitwerking van de financiële acties professioneler te laten verlopen. Zoals over de gehele linie is te zien hebben we in de kerk met een behoorlijke krimp te maken en op deze wijze kunnen wij ons KB in stand houden. Onze ervaring is dat na een drukke opstartfase dit gemakkelijk in ons werk op te nemen is.”

In Groningen verricht het KB verschillende taken voor vier kleinere gemeenten: soms is het de financiële administratie, soms is het de ledenadministratie of Actie Kerkbalans, soms is het de administratie van de diaconie. In de nabije toekomst komen daar nog drie gemeenten bij. Allert van der Hoeven: “De voordelen voor de gemeenten zijn rust en focus op de kerntaken van de kerk, een professionele aanpak van het werk en efficiëntie, omdat er op één plek meerdere administraties worden gedaan. Nadelen zijn de kosten en de grotere afstand tot waar het gebeurt. Voor het KB zijn de inkomsten, de efficiëntie en de kennisconcentratie positief. Nadeel is misschien dat er wat minder focus op de eigen kerk is, maar het voelt goed om onze zusterkerken van dienst te kunnen zijn.”

Ook de KB’s hebben tips voor andere gemeenten:

Erwin Kremer, Assen: “Zoek tijdig contact met andere gemeenten, dit kan zijn met het KB van een andere gemeente, maar het kan ook zijn met andere gemeenten onderling, om dat waar je tegenaan loopt te bespreken. Bijna alle gemeenten lopen tegen dezelfde problemen aan. Door dingen samen op te pakken worden de taken verlicht en het geeft vaak weer een nieuw perspectief op het leiding geven aan je eigen gemeente.”

Janny Oost, Hoogeveen: “Schroom niet, klop bij anderen aan, zodat we samen deze ‘druk’ op kunnen lossen.”

Allert van der Hoeven, Groningen: “Uitbesteding heeft voors en tegens. Voorkeur is mijns inziens om de administratie bij de eigen kerk te houden. Kijk eerst eens of je een boekhouder/administrateur in eigen gelederen hebt. Als die niet bestuurlijk aan de slag wil, kun je proberen hem of haar als adviseur en ondersteuner in te schakelen, op momenten dat er jaarrekeningen, begrotingen en meerjarenprognoses moeten worden opgeleverd. En maak het als leek niet groter dan het is: een gedegen administratie voeren is voor iedere organisatie belangrijk. Als die op orde is, valt de regeldruk mee. En je kunt ook altijd de classis of een van de grotere kerkelijke bureaus om advies vragen. Mocht het langs deze wegen niet lukken, dan willen wij graag ondersteunen om de administratie op orde te krijgen en te houden!”

Hebt u een tip om de regeldruk te verlichten? Stuur hem naar scriba@classisgroningendrenthe.nl, dan plaatsen we hem bij dit artikel!

Dit artikel staat in het classisblad: Verbinding. Lees het hele blad digitaal hier.

Scroll naar top